導入事例

導入背景

オフショア開発を成功させるために必要な「高品質なコミュニケーションツール」に着目

アマナ様のオンライン･コミュニケーション事業部は、取り扱いコンテンツ数2500万点以上を誇る国内最大級のストックコンテンツ販売サイト「アナマイメージズドットコム」のシステム開発を行っています。

同社のオンライン･コミュニケーション事業部 村田氏は、「コンテンツ強化と同様に重要なのが、販売を活性化させる仕組みです。オンライン･コミュニケーション事業部では、ICT技術を使ってその仕掛けを作っています」と説明します。

さらなる販売活性化を狙い、同事業部では新システム開発のプロジェクトを立ちあげることにしました。しかし、そのプロジェクトに必要なエンジニアが国内でなかなか確保できず、同事業部初となるオフショア開発に取り組むことになりました。

オフショア開発とは、情報システムの開発などを海外のパートナー企業や子会社に委託することです。これまでも、多くの企業でオフショア開発が採用されており、なかにはシステムの全行程を海外に委託するというケースもあります。しかし、最近では開発は海外、サポート業務などは国内というように分業するケースが増えています。

この場合、成功するか否かは、いかに委託先の企業との連絡を密にして1つのチームとして活動できるかということにかかっています。つまりコミュニケーション力が成功のカギと言っても過言ではありません。

しかし実際にやってみると、それが思ったより大変なことなのかが分かります。オフショア開発の場合は国内外で作業を分担するため、距離や言葉の壁という問題が起こり、コミュニケーションギャップが生まれやすくなります。このギャップを解消しなければ、チームとして業務に当たることはできません。

ベトナムのパートナー企業とオフショア開発を進めているオンライン･コミュニケーション事業部 松田氏は、次のように話します。「日本とベトナムは、地理的にかなり離れています。この距離を埋める方法として、遠隔会議システムを利用できないかと思いました。日本のオフィスとベトナムのオフィスを遠隔会議システムで常時接続することで、同じフロアで業務をしている感覚で仕事に当たれるのではないかと考えたのです」。

そこで松田氏は、Web会議システムやパソコンを使ったビデオチャットサービスなどをテストしてみました。しかし「画質・音質などのクオリティが満足のいくレベルではありませんでした」（松田氏）。音声が途切れたり、画面が遅れたりといった状況では、スムーズなコミュニケーションは期待できません。こういった経験から、「同じフロアで働いているような状況にするには、音質・画質ともに高品質な遠隔会議システムが必要」と言うことがわかりました。そこで、テレビ会議システムに着目したのです。

導入の決め手

実績に基づいた説明で、構築や海外拠点導入への不安を一蹴

テレビ会議システムについて調べてみたところ、テレビ会議システムはネットワークやシステムが複雑に絡み合うため、確かな技術力が必要ということがわかりました。さらに、今回は海外と国内での構築となるため、日本を窓口としてワンストップで進めることが可能なベンダーを探すことが重要だと実感しました。そのような厳しい条件のもとで見つけ出したのがVTVジャパンでした。「VTVジャパンは、中国を始めアジアでの導入実績が豊富で、安心して頼めると考えました」と松田氏は説明します。

そこで松田氏は、早速VTVジャパンに相談することにしました。テレビ会議システムに何を求めているのか、またどういったことを懸念しているのかについて説明したところ、実に心強い返答が得られました。
VTVジャパンは「海外テレビ会議導入支援プログラム」というサービスを用意するほど、海外拠点へのテレビ会議システム導入支援に力を入れています。また、同社はマルチベンダーでもあるため、複数メーカーのテレビ会議システムのデモを比較でき、納得してから導入製品を絞り込むことができます。
担当営業からこうした説明を聞いて「この会社なら大丈夫」という手応えを感じた松田氏は、VTVジャパンにテレビ会議システムを任せることにしました。

実際にシステム構築を始めてみたところ、小さなネットワークトラブルがいくつか発見されました。テレビ会議システムはネットワークと密接に連携しているため、どこに障害が発生しているのかという切り分けが難しいシステムです。「しかし、VTVジャパンのおかげで、スムーズに対応することができました。当社だけでは、障害の切り分けはできなかったと思います」（松田氏）。

その上、海外拠点との接続を行う場合、その拠点で作業しているエンジニアとの連絡も必須です。しかし、VTVジャパンの「海外テレビ会議導入支援プログラム」を使えば、連絡業務もすべてVTVジャパンと現地のパートナー企業に任せることができ、導入企業の負担は大幅に軽減されます。

導入による効果

まるで同じフロア。日本とベトナムの距離を超越

こうして、無事アマナ様にテレビ会議システムが導入されました。現在、業務時間中は、国内オフィスとベトナムとを常時接続しています。大型のテレビに映るベトナムオフィスは、まるでアマナ様のフロアの一部で、両社の距離は全く感じられません。

「ベトナム側の出社の様子や、社内風景なども見ることができます。また、表情まで確認できるので、本当に同じフロアで働いている感覚でコミュニケーションを取ることができます」と、オンライン・コミュニケーション事業部 井上氏は証言します。

実際の導入効果について、ベトナムオフィスの立ち上げ時に現地で作業をしていたことのある井上氏は、「海外勤務だと孤独を感じることもありますが、テレビ会議システムに映し出される映像で、日本とつながっていることが強く意識できました」と語りました。また、現在も現地で立ち上げ業務に当たっている松田氏は、「ベトナムのオフィスで仕事をしていても、日本側のスタッフから気軽に相談されます」と笑います。テレビ会議システムは、同社のコミュニケーション基盤として欠かせないものになっています。

システム構成