導入事例

【導入システム】
　•RADVISION SCOPIA Classic MCU 100-24／本社　1台
　•RADVISION SCOPIA i-VIEW Suite（管理ソフト）
　•RADVISION SCOPIA Desktop（Web会議用ソフト）／各拠点
　•RADVISION SCOPIA 100 Gateway P20／本社　1台
　•既存テレビ会議システム（国内）／20台
　•既存テレビ会議システム（海外）／13台

【システム構成図】

SCOPIA Classic MCU 100-24	SCOPIA Desktop ※PCブラウザから接続	SCOPIA Gateway P20

生産と設計の拠点を分けたことで出張費が膨大な額に。その解決方法としてテレビ会議を導入

1937年に設立されたセイコーインスツル様は、「メカトロ事業」「電子デバイス事業」「システムアプリケーション事業」「科学機器事業」などの事業ユニットを持つ企業です。同社は、時計製造を通じて培われた技術を元に事業展開しており、顧客や社会が求める技術や商品をタイムリーに提案する企業としても知られています。時代を読んで新製品を生み出すには、常に開発者と設計者がコミュニケーションをとり、企画を展開していくことが必要です。しかしこれが同社の大きな課題になったことがありました。

「当社では1990年代よりコスト競争力強化を目指して、京葉圏から盛岡への製造移管を加速させていきました。それまで設計担当と生産担当が打ち合わせをする際は、同じ京葉圏だったので何も問題はありませんでしたが、場所が離れてしまうと、そのたびに出張費がかかることになります。設計者が幕張と盛岡を頻繁に行き来するため、出張費だけで数千万円を超えていました。これがコスト負担となりましたが、設計と生産は綿密な打ち合わせが必要なので、回数を減らすことはできません」

と、システム推進グループ課長の遠藤浩明様は説明します。つまり、当初はコストダウンを図る目的で設計と生産の拠点を分けたのですが、そのために出張費という新たな課題が生まれてしまったのです。

設計者の出張を減らしてしまうと、生産拠点での作業が停止しかねません。かといって、すべての拠点を盛岡に移転させるわけにはいきません。そこで、設計と生産拠点をつなぐための方法が模索されました。その解決方法のひとつとして、「テレビ会議」という案が出てきました。その理由は無論、テレビ会議を活用すれば、担当者が場所を移動しなくても打ち合わせができるという点にあります。また、顔や資料、設計図面も見せられますし、リアルタイムで意見を交わすこともできます。こういった理由から、同社はテレビ会議の導入に踏み切りました。これにより、出張費は見事に削減できました。思った以上に使いやすいということもあり、テレビ会議を使った打ち合わせが活発に行われ、ついには会議室の予約が取れないという状況になりました。これは大変喜ばしいことではありますが、やがて新たな課題となりました。

システム推進グループは、会議室が確保できないというクレームの対応に追われました。その解決方法として、音声会議を試みたこともありました。実際に何度か試してみましたが、資料共有などの機能がないため結果的には稼働率は低く、テレビ会議が残業時間帯にも使われるようになりました。

「テレビ会議を使っていると、顔を見る必要性はさほど高くないとも思うのですが、それでも画面があるとないとでは大きく違います。会議のはじめに誰がこの会議に参加しているのかを目で確認するというのは、利用者にとっては非常に重要なことだと分かりました。こういった背景もあり、音声会議はやめてテレビ会議を推進するようにしたのです」

と遠藤様は説明します。

メカトロ事業ユニット メカトロ事業ユニット管理部 システム推進グループ　課長 遠藤　浩明様

メカトロ事業ユニット メカトロ事業ユニット管理部 システム推進グループ　副主査 大熊　信一様

常にテレビ会議が予約でいっぱい。通信費が新たな課題に

利用者の要望に応えるため、テレビ会議を設置している会議室も増強しましたが、それでもまだ会議室が足りない状況が続いていました。しかし、テレビ会議ができる会議室を増やすとなると、新たに年間410万円（通信費を含む）というコストがかかります。さらに、2000年当時に導入したテレビ会議はISDN網を活用したものだったため、通信料金が新たな課題になりつつありました。2008年当時、テレビ会議の通信費は月額80万円にも上っていました。

この2つのコストを削減する方法として、IP化の推進が検討されるようになりました。さらに、Web会議もテレビ会議の1つであると捉え、既存のテレビ会議とつなげていくことを検討しました。そこで、Web会議とテレビ会議の利用やIP網を活用する方法を模索し始めたのです。テレビ会議だけで、IP化や他拠点での利用が可能になる場合もあります。しかし同社が導入していたテレビ会議は、ISDNとIPのライセンスが別売となっていました。IP網を活用するためには、ソフトウェアの購入が必要です。ライセンスを追加購入するのに、膨大な費用が必要となります。元来、目的はコスト削減でしたから、新たなコストを生む「ライセンスの追加」という選択はありえませんでした。

そこで同社は、既存のISDNも残しつつもIP化を推進し、Web会議も利用できるソリューションを探し始めました。

「あるセミナーに参加したとき、テレビ会議やWeb会議を利用できるMCU（多地点接続装置）の存在を知りました。私は、この装置を使えば課題が解決すると思い、いろいろ調べてみました。なかには、“機械は紹介するけど保証はできない”という企業や、導入することでコストが上がってしまうソリューションもありましたね。しかし、それでは購入するのは難しいですね。あるとき、RADVISION(ラドビジョン)というメーカーを知りました。調べた結果、このメーカーは当社の課題を解決できるに違いないと思い、RADVISIONを取扱っていてサポート対応も可能なパートナーを探してみたところ、当社と取引のあったVTVの名前を見つけたのです」

とシステム推進グループ副主査の大熊信一様は説明します。

テレビ会議風景

テレビ会議専用機での会議

Web会議への移行を視野に、MCUを導入。これまでの課題が一挙に解決

こうしてRADVISIONのMCUを導入し、ISDNからIP化推進したことによって、月額80万ほどかかっていた通信料金が40万まで削減されました。完全にISDNが撤廃できれば、これがさらに20万円になるとのことです。通信料だけ見ても、半額以下までコストが圧縮できたことになります。

それだけではありません。これまで会議室を予約しなければいけなかったテレビ会議がSCOPIA Desktopを活用することで、パソコンとWebカメラ、スピーカフォンのセットだけで、場所を問わずに参加できるようになったのです。一人だけが参加する場合は、自席からでもテレビ会議に参加できます。

一時は会議室の予約が取れないという状況でしたが、これによって状況が大きく緩和されることになりました。また、取引先とのミーティングでも、新しいシステムは大いに役立っています。

「導入した当初は、操作の方法が変わるためなかなか移行に踏み切れないユーザーもいました。また、ちょうど移行促進を行っている最中に、中国拠点のISDNケーブルをネズミにかじられて接続がうまくいかない現象が出てしまい、移行を不安に思うユーザーもいました。しかし最近は、利便性の高さやコストメリットなどをユーザーにも理解してもらえています。また、これまでなかなかテレビ会議を利用できなかったユーザーも、利用するようになりました」と遠藤様は説明します。

テレビ会議の予約が取りにくいという中、ちょっとしたミーティングでテレビ会議を使うことができなかった同社。しかし、MCUを導入することによって、その状況は大きく変わりました。今では、海外同士でのテレビ会議も活発に行われ、業務生産性の向上も実感できるようになりました。

SCOPIA DesktopでPCブラウザからテレビ会議接続	映像を会議室プロジェクタに出力、スピーカフォン を使用することで複数人が会議に参加できる

大熊様に、MCUを導入したもっとも大きい効果について尋ねてみると、「これまで会議に招集できなかった拠点の人たちも招集できるようになったこと」とお話いただきました。テレビ会議の予約が取れなかった頃は、遠慮してテレビ会議を控えていた部署でも、テレビ会議を活用するようになったそうです。最近ではテレビ会議を使った朝礼を行うなど、頻繁にテレビ会議を使うようになり、その結果コミュニケーションがこれまで以上に円滑になっているとのこと。
テレビ会議ができなかった会議室でも使えるようになったことは同社にとって大きなメリットとなっているようです。
最近では、テレビ会議の導入効果の高さから、メカトロ事業ユニット以外のビジネスユニットでも使い始めているとのことです。今後、さらに多くのビジネスユニットでテレビ会議を使えるよう、テレビ会議を推進していきたいとのことでした。

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